セキュリティ向上につながるファイリング

オフィスレイアウトのヒント5

経費節減を目指すオフィスのファイリング。

身の回りを整理整頓することやファイリングのルールを作ることは、社員ひとりひとりの「情報」に対する心構えを変えることにつながります。

デスクの上は書類が山積み。通路にはダンボール。そんなオフィスでは、欲しい書類をすぐに見つけられるとは思えません。１日６分の書類探しは、年間２４時間の時間のロスにつながります。

スペースのムダ、作業のムダ、経費のムダ・・・。整理されていないオフィスはムダだらけ。不要な書類がたまらない保管ルールや、検索しやすい資料の収納方法をつくることで、いつも整理されたオフィスが構築されます。

整理整頓の基本はシンプル。

①まずは、フォルダーやファイルに書類を案件ごとに分類します。
②お得意先ごと、案件ごとに関連性のある内容をまとめます。
③保管場所を決め、紛失防止のために返却ルールを決めます。
④期間を決めて破棄することで、不要な書類を残さないようにします。

といっても、これがムズカシイのです。なかなか行動が起こせないものです。でも、お客様の視点から見てみると・・・。
「自分がお客様として訪れた場合、この会社から商品を買うだろうか？」
「こんなに、机上が書類であふれている会社のサービスを受ける気になるだろうか？」

２００５年の個人情報保護法の施行により、サーバールームの入退室管理の実施や、身近なところでは収納庫へのカギかけなど、私たちのセキュリティ意識は大幅に向上しました。お客様の目をこれまで以上に意識するようになりました。

あとは、整理整頓です。個人のデスクのまわりには、守られるべき情報があふれています。身の回りを整理整頓することやファイリングのルールをつくることは、社員ひとりひとりの「情報」に対する心構えを変えることになるでしょう。

オフィスのファイリングはコスト削減や時間の削減だけでなく、オフィスのセキュリティ対策にもつながっているのです。